Recouvrement de créances : les 4 étapes clés

Procédure de recouvrement : définition

Une procédure de recouvrement représente l’ensemble des moyens légaux mis en œuvre pour récupérer une créance impayée. En clair, ce sont les actions qui vous permettront de faire cracher le fric à vos débiteurs.

Le recouvrement d’une facture impayée se découpe en 4 étapes clés, chacune étant plus menaçante et plus radicale que la précédente.

Étape n° 1 : LA PRÉ-RELANCE

Cette étape n’est ni connue, ni très répandue dans le monde de l’entreprise. Pourtant, elle est primordiale et permet souvent de réduire le risque d’impayé.

Son objectif : anticiper

La pré-relance consiste à envoyer un courrier ou un e-mail ou à passer un coup de fil à votre client avant que votre facture ne soit arrivée à échéance.

Et là, je vous entends déjà me dire : « Mais ça va pas la tête ! Tu veux que je relance un client avant l’échéance ? Tu veux que je me fasse insulter ou quoi ? »

Procédure de recouvrement pre-relance

Comme disait Norman quand il était drôle : FAUX !

En effet, la pré-relance n’a pas pour fonction de réclamer un paiement, mais d’informer.

En gros, voici ce que vous dites à votre client :

« Avez-vous bien reçu ma facture ? Vous l’avez bien enregistrée dans votre logiciel comptable ? Parfait, donc j’imagine que vous allez pouvoir me la payer à l’échéance convenue ? S’il y a le moindre pépin, envoyez-moi un p’tit mail ! Bisous ! »

Et basta !

La pré-relance permet d’anticiper les obstacles qui pourraient se dresser entre votre facture et son paiement, comme un litige, la perte de la dite facture ou un problème de prix.

Plus tôt vous prenez connaissance d’un problème, plus tôt vous pouvez le résoudre. Et devinez quoi ? Plut tôt vous pourrez vous faire payer. C’est aussi simple qu’une règle de 3 !

Lettre de pré-relance à télécharger  

Comme je me doute bien que vous ne savez pas à quoi ressemble un courrier de pré-relance, je vous en ai préparé un que je vous offre gratuitement (pléonasme, je sais).

N.B : Si vous n’avez ni le temps, ni les moyens humains d’envoyer des pré-relances à tous vos clients, ce n’est pas bien grave : concentrez-vous uniquement sur vos plus gros montants de facture.

Étape n° 2 : LA PHASE DE RELANCE AMIABLE

L’échéance de votre facture est dépassée depuis quelques jours, et vous ne voyez toujours rien venir sur votre compte en banque. Un vent de stress vous titille les intestins.

C’est là que vous allez devoir passer à l’étape suivante.

Précédemment, vous avez gentiment informé votre client qu’il devait vous payer à l’échéance. Mais maintenant, fini le léchage de pompes : vous durcirez (un peu) le ton.

Par téléphone, e-mail ou courrier, vous rappelez à votre client qu’il a « oublié » de vous régler vos prestations et qu’il serait bien aimable de sortir son chéquier sans plus traîner.

Pour le moment, pas de menace, juste un petit rappel à l’ordre, car le recouvrement amiable est basé sur ce principe élémentaire :

Votre client a oublié de vous payer ou n’a pas pu le faire pour une raison particulière (perte de facture, congés de la comptable, litige dont vous n’avez pas eu connaissance, panne de son logiciel…).

Pourquoi un client ne vous paye pas ?  

Tiens, au passage, si vous vous demandez quelles sont les raisons qui motivent vos clients à ne pas vous payer, vous devriez télécharger mon PDF gratuit : Les 7 Causes d’Impayés (pourquoi vos clients ne vous payent pas).

Maintenant que c’est fait, revenons à nos factures…

La relance amiable ne doit pas excéder 3 coups de fils (ou e-mails) ainsi que 2 courriers.

Courrier de relance : deux modèles gratuits  

Au niveau des courriers, vous en enverrez 2, pas plus :

La relance n°1 (pour télécharger un modèle de courrier gratuit, cliquez ici)

La relance n°2 (pour télécharger un modèle de courrier gratuit, cliquez ici)

Le but de ces relances est d’obtenir une promesse de paiement de votre client. S’il est incapable de vous en faire une et qu’il n’a aucune raison valable qui pourrait justifier son comportement de mauvais payeur, alors, on a un problème.

Étape n° 3 : LE CONTENTIEUX

Finis les bisous et les cartes postales !

contentieux en procédure de recouvrement de créances

Si après 3 courriers (en comptant la pré-relance), 3 e-mails et 3 appels téléphoniques (grand maximum) votre client ne vous a toujours pas payé et n’a aucun motif valable pour ne pas le faire, vous allez devoir lui adresser une mise en demeure en courrier recommandé.

L’envoi en recommandé avec accusé de réception est indispensable d’un point de vue juridique.

Si vous ne savez pas pourquoi, je vous invite à lire mon article : Pourquoi vous devez envoyer une mise en demeure aux mauvais payeurs ?

Et bien sûr, comme d’hab’, je vous offre un modèle de courrier de mise en demeure :

La mise en demeure est une menace, contrairement aux précédentes relances.

Elle doit constituer l’ultime courrier que vous envoyez à votre client. Pour faire plus simple : c’est sa dernière chance de vous payer. S’il persiste à vous ignorer, vous allez sortir les crocs.

Quinze jours se sont écoulés (le délai maximum que je vous conseille d’accorder à votre client pour vous payer, l’accusé de réception faisant office de compte à rebours). Et toujours aucun paiement…

Société de recouvrement : l’alternative contentieuse   

L’étape contentieuse suivante va consister à transférer le dossier de votre client à votre juriste ou à une société de recouvrement. Ces derniers vont alors tenter de lui faire peur.

Car ce coup-ci, votre client va comprendre qu’il n’a plus à faire à un gentil fournisseur, mais à des gens dont le métier est de le faire passer à la caisse coûte que coûte et sans aucune empathie.

procédure de recouvrement jeveuxmonfric.com

Et si, par malheur, tout cela ne mène toujours à rien, vous allez devoir passer à l’étape finale de la procédure de recouvrement de créances :

Étape n° 4 : LA PROCÉDURE JUDICIAIRE

Personne ne voulait en arriver là, mais voilà : vous n’avez plus le choix.

A ce stade de la procédure ne restent plus que les durs à cuire et les professionnels de l’arnaque. Alors, n’ayez aucun remords, aucune pitié pour ces gens-là, car dites-vous bien qu’ils ne vous respectent ni vous, ni votre travail. Ces gens sont des fléaux et des menaces pour la viabilité et la survie de votre business, ne l’oubliez jamais !

Si vous avez transféré le dossier de votre client à une société de recouvrement, vous n’avez rien de particulier à faire : ces derniers vont se charger de lancer une procédure judiciaire (si ce n’était pas prévu dans votre contrat de base, ils vous demanderont votre feu vert avant de passer à l’action).

Par contre, si le dossier est toujours géré en interne, c’est à vous de lancer la procédure judiciaire.

L’injonction de payer   

Dans 80 % des cas, vous allez faire ce que l’on appelle une injonction de payer, la procédure la plus rapide et la moins coûteuse. (Si vous ne maîtrisez pas cette procédure, n’oubliez pas de vous inscrire à ma liste de contacts privés, car je vous prépare un dossier complet sur le sujet qui vous évitera de faire de grosse bêtises et de perdre de l’argent).

Dans le cas où une injonction de payer s’avérerait inadaptée (montant trop élevé, gros litige, client étranger…), ne tentez pas le diable, surtout si vous êtes une brêle en droit (ce n’est pas une tare !). Confiez plutôt le dossier à un juriste, un avocat ou une société de recouvrement.

Une fois la procédure lancée, advienne que pourra : les dés sont jetés, comme on dit.

Injonction de payer : la check-list    

Mais avant de lancer une injonction de payer, juste un dernier petit conseil :

Assurez-vous de ces 3 choses :

  • Il n’y a aucun litige que votre client pourrait vous imputer.
  • Vous possédez tous les justificatifs de votre créance (devis signé, bon de livraison signé, bon de commande du client…).
  • Vous avez envoyé une mise en demeure en recommandé à votre client.

Car si vous n’êtes pas clair à 100 % sur l’un de ces points, vous risquez de voir votre action en justice se retourner contre vous.

J’ai déjà vu des entreprises ayant installé du matos de plusieurs dizaines de milliers d’euros chez des clients mauvais payeurs se faire condamner à payer des indemnités pour procédure abusive ! Oui, ce monde est fou, mais telle est la justice : carrée !

Seules les preuves comptent.

Mais ça, c’est une autre histoire, que je vous raconterai dans un prochain article.

P.S :  Vos clients ne vous payent pas et vous ne savez plus quoi faire pour récupérer votre argent ? Rejoignez ma liste de contacts privés et recevez par e-mail les meilleures techniques de recouvrement. C’est par ici !

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