Connaissez-vous l’arnaque au duplicata ?

On vous a déjà sûrement fait le coup des dizaines ou des centaines de fois :

Vous avez une facture impayée et lorsque vous appelez votre client pour lui réclamer votre dû, ce dernier vous balance la plus vieille excuse du monde :

« Je n’ai pas reçu votre facture, vous pouvez me renvoyer un duplicata ? »

Et vous vous exécutez…

Pourtant, à bien y réfléchir, vous lui avez déjà adressé cette facture par courrier, peut-être même remis en main propre. Mais bon, elle a dû se perdre en route ou se faire kidnapper par des extra-terrestres.

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Le souci, c’est que 15 jours plus tard, il ne vous a toujours pas payé. Alors, du coup, vous le rappelez, et là, oh surprise, il vous annonce qu’il ne l’a pas reçu.

Vous êtes à deux doigts de perdre votre sang-froid, mais comme c’est un « bon » client, vous prenez sur vous et lui renvoyez une autre copie par voie postale.

Bon, maintenant, je vais vous faire une confidence :

Si certains clients sont de bonne foi quand ils prétendent ne pas avoir reçu votre facture, d’autres se foutent clairement de votre gueule. Ils connaissent la technique et la répètent auprès de tous leurs fournisseurs. Car la vérité, c’est que votre facture, ils l’ont bien reçu, mais ils se gardent bien de vous le dire.

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Leur objectif :

Vous payez le plus tard possible, et avec un peu de chance, ne jamais vous payer du tout.

Alors que faire ?

Pour limiter les dégâts et contre-carrer les plans des arnaqueurs aux duplicatas, vous devez impérativement mettre en place deux procédures :

  1. Refusez systématiquement d’envoyer un duplicata par courrier. Ne proposez que l’envoi par e-mail. Et si votre client se montre récalcitrant, dites-lui que ce n’est pas de votre faute, mais que votre logiciel comptable ne vous laisse pas le choix. Ainsi, il ne pourra plus vous dire qu’il ne l’a pas reçu. Autant un courrier peut se « perdre », autant un e-mail arrive toujours à destination.
  2. Mettez en place un suivi des clients qui prétendent n’avoir jamais reçu votre facture. Notez la date à laquelle vous avez renvoyé la facture et le nom de votre interlocuteur. Ainsi, vous détecterez rapidement les petits malins qui usent de cette technique de façon systématique.

N’oubliez pas que chaque jour de retard de paiement, c’est de l’argent qui fructifie sur le compte bancaire de votre client (alors qu’il devrait fructifier sur le vôtre). Alors, cessez d’être gentil et prenez les choses en main.

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